Mit tegyünk ezzel a sok papírral?

Valószínűleg vállalata sok olyan információval rendelkezik, amelyet papírra nyomtatnak, jegyzetfüzetekbe írnak, vagy ragadós cetlikre firkáltak. Ezek egy része nagyon kényes lehet: a költségvetések kinyomtatása, a résztvevők listája, az adományozók kényes levelei és a magántalálkozókról készült feljegyzések. Elengedhetetlen ezen információk biztonságára is gondolni. Ha feltétlenül meg kell őriznie az érzékeny információk nyomtatott példányát, gondoskodjon arról, hogy azokat biztonságosan, zárt szekrényben vagy más biztonságos helyen tárolja. Ne tartson magánjellegű vagy bizalmas információkat (beleértve a jelszavakat is) az asztalon heverve vagy fehér táblára felírva. Ha úgy gondolja, hogy szervezeténél nagy a betörés vagy razzia kockázata, tartsa a rendkívül érzékeny információkat kevésbé kitett helyen.

Amennyire lehetséges, törekedjen a szükségtelen nyomtatott információk megsemmisítésére. Ne feledje: ha valami nincs, azt nem lehet ellopni. Állítson be szervezeti szabályzatot a nyomtatott jegyzetek tulajdonjogára vonatkozóan, és ügyeljen arra, hogy minden papíralapú jegyzetet gyűjtsön be az alkalmazottaktól, ha úgy döntenek, hogy elhagyják a szervezetet, vagy elbocsátják őket a vállalattól (akárcsak egy céges számítógépet vagy telefont). A bizalmas papíroktól való megszabaduláshoz vásároljon minőségi iratmegsemmisítőt. Hétvégi szórakoztató tevékenység lehet egy 15 perces szünet a személyzettel, hogy feldarabolják az előző hétről maradt, bizalmas dokumentumokat vagy feljegyzéseket.

Az irodai irányelv

Bár sokak számára az „iroda” valósága jelentősen megváltozott a COVID-19 világjárvány kezdete óta, továbbra is fontos, hogy szervezete világos szabályzatot határozzon meg az irodai hozzáféréssel kapcsolatban. Ennek az irányelvnek a kulcsfontosságú kérdésekkel kell foglalkoznia, beleértve azt, hogy ki léphet be az irodába (és mikor), ki milyen irodai erőforrásokhoz férhet hozzá (például a WiFi hálózathoz), és mit kell tennie a vendégekkel.

Egy egyszerű, de fontos megválaszolandó kérdés, hogy ki kapja meg az irodai kulcsot. Csak megbízható személyzet rendelkezhet kulcsokkal, és a zárakat a személyzet távozásakor és/vagy rendszeres időközönként kell cserélni. A nap folyamán minden záratlanul hagyott ajtónak folyamatosan szem előtt kell lennie valakinek, akiben megbíznak a szervezetben. Gondolja át azt is, hogy a szervezetnek van-e megbízható kapcsolata a bérbeadóval vagy a takarító személyzettel. Gondolja át, milyen információkhoz vagy eszközökhöz férhetnek hozzá ezek az emberek, és gondoskodjon ezek védelméről, különösen akkor, ha Ön nem rendelkezik ezzel a megbízható kapcsolattal. Bárki is fér hozzá, mindig ki kell jelölni egy megbízható személyt, aki bezárja az irodát, és gondoskodik az eszközök megfelelő biztonságáról, mielőtt a nap végén távozna.

Beengedik a vendégeket az irodába? Ha igen, győződjön meg arról, hogy nincs hozzáférésük (vagy legalább felügyelet nélküli hozzáférésük) eszközökhöz vagy érzékeny nyomtatott adatokhoz. Ha követelmény vagy elvárás, hogy a vendégek internet-hozzáféréssel rendelkezzenek látogatás során, hozzon létre egy „vendég” hálózatot, hogy az ilyen vendégek ne figyelhessék a szokásos forgalmát. Általában csak megbízható személyzet férhet hozzá a hálózathoz és a hálózati eszközökhöz, például nyomtatókhoz. Általában célszerű előírni a vendég regisztrációját is, hogy legyen naplója arról, hogy kik jártak Önöknél.

Az irodai szabályzat kidolgozásakor az legyen a cél, hogy csak megbízható személyek férhessenek hozzá az érzékeny eszközökhöz, dokumentumokhoz, terekhez és rendszerekhez.

Támogató személyzet és önkéntesek

A vállalatát fenyegető fizikai biztonsági fenyegetések az alkalmazottakra is hatással lehetnek. A közösségi médiában történő zaklatáshoz hasonlóan ezek a fizikai biztonsági fenyegetések gyakran aránytalanul nagy hatással vannak a nőkre és a marginalizált közösségekre. Nem csak a betört ablakokról és az ellopott laptopokról van szó. A megfélemlítés, a fenyegetés vagy a fizikai vagy szexuális erőszak, a családon belüli bántalmazás és a támadástól való félelem súlyos negatív hatással lehet a személyzet életére. Azon szervezetek számára, amelyek különösen politikailag aktív nőkkel dolgoznak vagy támogatnak, az NDI #Think10 Biztonsági Tervezési Eszköze hasznos forrás azoknak, akik tevékenységük következtében fokozott személyes kockázatnak vannak kitéve.

A munkatársak jóléte nyilvánvalóan fontos érték számukra, mint egyéneknek, de egyben az egészséges és jól működő szervezet alapvető eleme is. Ennek érdekében fontolja meg, hogy milyen további erőforrásokat biztosíthat a személyzetnek a védelem megőrzése érdekében, és fizikai vagy digitális támadások esetén segítse a helyreállítást. Amint azt a Kézikönyvben korábban említettük, ez minimálisan azt jelenti, hogy össze kell állítani egy olyan erőforráslistát, amellyel jogi, orvosi, mentális egészségügyi és technikai segítségnyújtás céljából kapcsolatba léphet a személyzet, ha szükséges. Ismét, a PEN America Az Online Field Harassment Manual ötleteket tartalmaz arra vonatkozóan, hogy a szervezetek hogyan támogathatják a személyzetet a válságok alatt és után, a Tactical Tech holisztikus biztonsági kézikönyve pedig releváns tartalmat tartalmaz arról, hogyan reagálnak a szervezetek gyakran intenzív fenyegetés idején.

Biztonság utazás közben

Az utazás – akár egy másik országba, akár az úton lévő városba – gyakran fokozza a fizikai információbiztonsági kockázatokat. Általában nyugodtan feltételezhető, hogy Önnek és eszközeinek nincs adatvédelmi joga a határok átlépésekor. Ezért célszerű olyan szervezeti utazási szabályzatot beépíteni a biztonsági tervébe, amely emlékeztetőket tartalmaz a legfontosabb biztonsági bevált gyakorlatokról. 

Szervezete utazási szabályzatának tartalmaznia kell sok, a Kézikönyv más részeiben tárgyalt információt, ideértve az internet biztonságos használatát, valamint az eszközök és egyéb információforrások fizikai biztonságban tartását, és utazás közben mindenkor magával tartását. Ha lehetséges, hagyja hátra bizalmas adatait, és csak egy friss, tisztán törölt számítógépet használjon, érje el a feltétlenül szükséges fájlokat a felhőből, majd törölje azokat, amikor újra hazaér.

Az utazásra való felkészülés és az utazás során megosztott adatok minimalizálása mellett van néhány alapvető üzemeltetési tipp, amelyeket érdemes átgondolni, és belefoglalni a szervezeti utazási szabályzatba.

Fontolja meg olyan utazási célú laptopok vagy telefonok használatát, amelyeken kevés, vagy egyáltalán nincs érzékeny adat. Ha szervezete munkájának nagy részét a felhőben végzi, egy viszonylag olcsó Chromebook jó választás lehet egy ilyen eszközhöz. Állítsa vissza a gyári beállításokat, vagy „törölje le” ezeket az eszközöket visszatérésükkor, mielőtt csatlakozna az otthoni vagy irodai általános WiFi hálózatokhoz.

Készítse fel a személyzetet arra, hogy mit kell tennie, ha a hatóságok kihallgatják, vagy megállítják őket egy határátkelőn. Fontolja meg, hogyan korlátozhatja az utazó információk mennyiségét, ha ez aggodalomra ad okot, és hozzon létre bejelentkezési protokollokat az érzékeny területekre utazó személyzet számára. Adja meg a személyzetnek elérhetőségi adatait és cselekvési tervet arra vonatkozóan, hogy mit kell tenniük, ha valami baj történik az utazás során. Ez magában foglalja a helyi kórházakkal, klinikákkal vagy gyógyszertárakkal kapcsolatos információkat, amennyiben utazásuk során orvosi segítségre van szükségük.

A személyzetnek utazás közben is minden eszközt magánál kell tartania. Például, amikor buszon, vonaton vagy repülőn utazik, tartsa a laptopját a lábánál (ne a felső rekeszben vagy a feladott poggyászban). Ne gondolja, hogy a szállodai szoba – vagy akár a szállodai széf – „biztonságos hely” az érzékeny eszközök és tárgyak tárolására. És ne bízzon a nyilvános USB-töltőportokban. A repülőtereken, állomásokon és járműveken található USB-töltőportok egyre gyakoribb látványt nyújtanak, és nagyon kényelmes módja az eszközök bekapcsolásának. De könnyen használható vektorok lehetnek a rosszindulatú programok felszedésére. Ezért feltétlenül töltse fel az eszközöket a hagyományos módon a fali csatlakozón keresztül, vagy vásároljon USB adatblokkolók, amelyek lehetővé teszik az utazó személyzet számára, hogy biztonságosan tölthessék fel eszközeiket USB-n keresztül.