¿Qué hacemos con todo este papel?
Es probable que su organización tenga mucha información impresa en papel, escrita en cuadernos o garabateada en notas adhesivas. Parte de dicha información puede ser muy sensible: impresiones de presupuestos, listas de participantes, cartas confidenciales de donantes y notas de reuniones privadas. Es esencial pensar también en la seguridad de esta información. Si es absolutamente necesario conservar copias impresas de la información confidencial, asegúrese de que se guardan en un armario cerrado con llave o en otro lugar seguro. No guarde ninguna información privada o delicada (incluso las contraseñas) en un escritorio o escrita en una pizarra. Si cree que su organización corre un alto riesgo de sufrir un robo o allanamiento, guarde la información altamente confidencial en un lugar que no sea un blanco fácil.
En la medida de lo posible, procure eliminar la información impresa innecesaria. Recuerde: si no la tiene, no se la pueden robar. Establezca una política organizacional en relación con la propiedad de las notas en papel y asegúrese de recoger las notas en papel del personal si este decide desvincularse o es despedido de la organización (al igual que recogería una computadora o un teléfono de la organización). Para deshacerse de documentos confidenciales, compre una trituradora de calidad. Una actividad divertida de fin de semana puede ser tomarse un descanso de 15 minutos con el personal para destruir los restos de impresiones o notas con información delicada de la semana anterior.
La política de la oficina
Aunque para muchos las realidades de “la oficina” han cambiado significativamente desde el comienzo de la pandemia de COVID-19, sigue siendo importante que su organización establezca una política clara respecto del acceso a la oficina. Esta política debe abordar cuestiones clave, como quién puede entrar en la oficina (y cuándo), quién puede acceder a qué recursos de la oficina (como la red wifi) y qué hacer con las visitas.
Una pregunta sencilla, pero importante, es quién tiene la llave de la oficina. Solo el personal de confianza debe tener llaves, y las cerraduras deben cambiarse cuando el personal se vaya o de forma semirregular. Durante el día, cualquier puerta que se deje sin cerrar debe estar a la vista de alguien de confianza en la organización. Considere también si la organización tiene una relación de confianza con el propietario o el personal de limpieza. Piense en la información o los dispositivos a los que estas personas podrían tener acceso y asegúrese de que estén protegidos, especialmente si no tiene esa relación de confianza. Sea cual fuere el acceso, siempre se debe designar a alguien de confianza para que cierre la oficina y se asegure de que los dispositivos estén bien protegidos antes de marcharse al final del día.
¿Se permite la entrada de invitados a la oficina? Si es así, asegúrese de que no tengan acceso (o, al menos, acceso desatendido) a los dispositivos ni a los datos confidencias en papel. Si es un requisito o una expectativa que los invitados tengan acceso a internet cuando hagan una visita, debe configurar una red de “invitados” para que dichos invitados no tengan la capacidad de monitorear su tráfico regular. En general, solo el personal de confianza debe poder acceder a la red y a los dispositivos de red, como las impresoras. También suele ser una buena idea exigir el registro de los invitados para tener un registro de quiénes lo han visitado.
A la hora de desarrollar una política de oficina, el objetivo debe ser permitir que solo las personas de confianza accedan a los dispositivos, documentos, espacios y sistemas privados.
Apoyo al personal y a los voluntarios
Las amenazas a la seguridad física de su organización también pueden afectar a su personal. Al igual que el acoso en las redes sociales, estas amenazas a la seguridad física suelen afectar de forma desproporcionada a las mujeres y a las comunidades marginadas. No se trata solo de ventanas rotas y computadoras portátiles robadas. La intimidación, las amenazas o los casos de violencia física o sexual, el maltrato doméstico y el miedo a los ataques pueden tener un grave impacto negativo en la vida del personal. Para las organizaciones que trabajan o apoyan a las mujeres políticamente activas en particular, la herramienta de planificación de la seguridad #Think10 del NDI es un recurso útil para proporcionar a las personas que podrían estar en mayor riesgo personal como resultado de su actividad.
El bienestar del personal es obviamente un activo importante para ellos como individuos, pero también es un elemento crucial para una organización saludable y que funcione bien. Para ello, considere qué recursos adicionales puede proporcionar al personal para mantenerlo protegido y, en caso de ataque físico o digital, ayudarlo a recuperarse. Como se ha mencionado anteriormente en el Manual, esto significa, como mínimo, elaborar una lista de recursos a los que puede poner en contacto con el personal para obtener asistencia jurídica, médica, de salud mental y técnica, si es necesario. Una vez más, el Manual de Campo contra el Acoso en Línea de PEN América incluye ideas sobre cómo las organizaciones pueden apoyar al personal durante y después de las crisis, y el Manual de Seguridad Holística de Tactical Tech incluye contenido relevante sobre cómo las organizaciones suelen responder en momentos de amenaza intensa.
