Independientemente del proveedor que elija, almacenar los datos de forma segura en la nube requiere aplicar una buena configuración de uso compartido y capacitar al personal para que entienda cómo y cuándo compartir (y no compartir) carpetas y documentos. En general, debe configurar carpetas dentro de su unidad de almacenamiento en la nube que limiten el acceso solo al personal que lo necesite para determinados archivos. Realice una auditoría rutinaria de su sistema para asegurarse de que no “comparte en exceso” ningún archivo (por ejemplo, activando el uso compartido de enlaces universales para archivos que deberían estar limitados a unas pocas personas).
¿Qué pasa si no confiamos en Google o Microsoft u otros proveedores de almacenamiento en la nube?
Si uno de sus adversarios (por ejemplo, un gobierno extranjero o local) puede obligar legalmente a Google o a Microsoft (o a otro proveedor de almacenamiento en la nube) a entregar datos, entonces podría no tener sentido elegirlos como opciones de almacenamiento de datos. Este riesgo puede ser mayor si su adversario es el gobierno de los Estados Unidos, por ejemplo, pero mucho menor si su adversario es un régimen autoritario. Tenga en cuenta que tanto Google como Microsoft tienen políticas sobre la entrega de datos solo cuando están legalmente obligados a hacerlo, y reconozca que su organización podría ser vulnerable al mismo tipo de demandas legales de su propio gobierno si aloja los datos localmente.
En situaciones en las que el almacenamiento en la nube de Google o Microsoft no tiene sentido para su organización, una opción alternativa a considerar es Keybase. La función “teams” (equipos) de Keybase permite a su organización compartir archivos y mensajes mediante un cifrado de extremo a extremo en un entorno seguro en la nube sin tener que depender de un proveedor externo. Por ello, esta puede ser una buena opción para almacenar de forma segura documentos y archivos en toda la organización. Sin embargo, Keybase es menos familiar para la mayoría de los usuarios, por lo que hay que tener en cuenta que la adopción de esta herramienta probablemente requiera más capacitación y esfuerzo que las otras soluciones mencionadas.
Dicho esto, si prefiere no adoptar estas recomendaciones y no utilizar el almacenamiento en la nube, es crucial que invierta tiempo y recursos en reforzar las defensas digitales de los dispositivos de su organización, y que se asegure de que los servidores locales estén correctamente configurados, cifrados y se mantengan físicamente seguros. Probablemente ahorre las cuotas mensuales de suscripción, pero le costará a su organización tiempo y recursos del personal, y serán mucho más vulnerables a los ataques.
Copia de seguridad de los datos
Tanto si su organización almacena los datos en dispositivos físicos como en la nube, es importante tener una copia de seguridad. Especialmente si depende del almacenamiento en dispositivos físicos, es bastante fácil perder el acceso a sus datos. Podría derramar café sobre su computadora y destruir el disco duro. Se podrían hackear las computadoras del personal y bloquear todos los archivos locales con un ransomware. Alguien podría perder un dispositivo en el tren o sufrir el robo del dispositivo junto con su bolso. Como se mencionó anteriormente, esta es otra razón por la que el uso del almacenamiento en la nube puede ser un beneficio, ya que no está atado a un dispositivo específico que puede ser infectado, robado o perderse. Las computadoras Mac vienen con un software de copia de seguridad integrado llamado Time Machine, que se utiliza junto con un dispositivo de almacenamiento externo; para los dispositivos de Windows, el Historial de Archivos ofrece una funcionalidad similar. Los teléfonos iPhone y Android pueden crear una copia de seguridad automática de sus contenidos más importantes en la nube si se activa en la configuración del teléfono.
Si su organización utiliza el almacenamiento en la nube (como Google Drive), el riesgo de que Google se caiga o sus datos se destruyan durante un desastre es bastante bajo, pero el error humano (como la eliminación accidental de archivos importantes) sigue siendo una posibilidad. Así que explorar una solución de copia de seguridad en la nube como Backupify o SpinOne Backup puede valer la pena.
Si los datos se almacenan en un servidor local o en dispositivos locales, una copia de seguridad segura es aún más importante. Puede crear una copia de seguridad de los datos de su organización en un disco duro externo, pero asegúrese de cifrar ese disco duro con una contraseña segura. Time Machine puede cifrar los discos duros, o usted mismo puede utilizar herramientas de cifrado de confianza para todo el disco duro, como VeraCrypt o BitLocker. Asegúrese de mantener los dispositivos de copia de seguridad en un lugar separado de sus otros dispositivos y archivos. Recuerde que un incendio que destruya tanto sus computadoras como las copias de seguridad significa que no tiene ninguna copia de seguridad. Considere la posibilidad de guardar una copia en un lugar muy seguro, como una caja de seguridad.
Tenga en cuenta: si usa un proveedor de nube en un país con leyes específicas de localización de datos, consulte con expertos legales para comprender mejor cómo una solución de almacenamiento en la nube puede cumplir con los requisitos locales. Muchos proveedores de almacenamiento en la nube, incluidos Google y Microsoft, ahora ofrecen opciones que permiten a algunos clientes elegir la ubicación geográfica de sus datos en la nube, por ejemplo.
